Article by Fabio Tiviti, Vice President, ASEAN, Infor
It’s been suggested by many experts that the current pandemic has driven accelerated technology adoption across numerous industries. Undoubtedly, some businesses were caught off guard when COVID-19 brought about substantial disruption, from higher volumes of e-commerce, a skeleton workforce in some areas, and intermittent shutdowns. Whether for distributors of professional trade and industrial products, or safety and medical supplies, this means optimizing warehouse operations. But just what, exactly, does this mean?
Critical factors
One of the most critical points for distributors to consider is that all activities which take place within the warehouse have a direct impact on their relationship with customers.
The challenge here is that the goals, and indeed the goalposts, are seemingly constantly changing. The pandemic has brought a number of simultaneous challenges to warehouse operations. The most obvious is that the pandemic has made for workforce inconsistency, as team members deal with illness, quarantine, or childcare demands, putting pressure on teams and impeding productivity.
Another is that growth in e-commerce is outpacing even the most bullish of prior estimates, with customers having established high standards for an omni-channel experience. In 2021, if you don’t have an omni-channel fulfilment strategy, you risk losing out on a lot of business, therefore having a warehouse which can effectively fulfil many channels optimally, is key. This challenge is particularly pertinent as many warehouse management systems (WMS) out there are pretty old and simply don’t have the capacity to provide this optimized fulfilment.
A common misconception is that optimized fulfilment is just about getting the product out of the door on time. In fact, while this is of course crucial, optimized fulfilment is about adding value to fulfilment, despite the inability to offer face-to-face services. The ability to go above and beyond in the name of the customer experience requires the right digital foundation in place to facilitate these efforts effectively.
Cost Controls
This time of business disruption saw many distributors hunkering down and attempting to trim the fat off already extremely lean processes. If inventory is incrementally managed more effectively based on greater transparency across your organization, it can equate to huge amounts of savings.
A WMS system designed specifically to keep costs streamlined through intelligent inventory insights can help distributors have more confidence that they can meet their customer commitments without needing to buy and stock more than necessary. So, we look at warehouse operations as a way to control purchasing, and certainly control any lost inventory or inventory that’s walking out the door as a result of it not being managed or tracked properly.
The Value of Cloud
On-premise was once the accepted standard in wholesale distribution, but it’s no longer offering the flexibility and innovation needed in today’s business environments. Where cloud really shines is in managing increased throughput in the warehouse. Cloud provides the capability to quickly calculate the increased throughput, and then automatically add the additional computing power necessary for that increased throughput. The security, reliability and built-in disaster recovery all go without saying, but it’s the ability to handle this increased throughput automatically, at any given moment, which truly adds value.
Testament to this value is that those customers already using cloud solutions had a much easier time adapting to last year’s disruption, making the necessary adjustments as needed.
Added Considerations
Optimizing e-commerce isn’t as simple as streamlining pick-pack-ship. There are new variables that need to be considered, including what happens to the product once it leaves the dock, and many distributors have been caught off-guard by the number of returns they’ve needed to process.
As a consumer in the e-commerce world, they might buy something in three different sizes or three different colours, and then return two of the three. It is now evident that something similar is happening to wholesale distributors. Distributors must have a system that allows them to seamlessly accept that return and get it back on the shelf in an effective manner.
In achieving this, distributors are not only optimising their fulfilment, but designing a strategy for the digital economy which boosts performance and expands market share.
บทความโดย นายฟาบิโอ ทิวิติ รองประธาน ประจำภูมิภาคอาเชียน บริษัท อินฟอร์
การแพร่ระบาดในขณะนี้ได้ผลักดันให้มีการเร่งนำเทคโนโลยีไปใช้งานในภาคอุตสาหกรรมจำนวนมาก จึงไม่ต้องสงสัยเลยว่าบางธุรกิจอาจไม่ทันได้เตรียมพร้อมรับมือเมื่อเกิดโควิด-19 ที่นำมาซึ่งการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ ดูได้จากปริมาณอีคอมเมิร์ซที่เพิ่มสูงขึ้น การลดจำนวนพนักงานให้เหลือน้อยที่สุดสำหรับการทำงานในบางพื้นที่ และการปิดธุรกิจเป็นระยะ ๆ ไม่ว่าจะเป็นผู้จัดจำหน่ายมืออาชีพผลิตภัณฑ์เพื่อการค้าและการอุตสาหกรรม หรืออุปกรณ์ความปลอดภัยและการแพทย์ ความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นนี้หมายความว่าจะต้องมีการปรับปรุงการดำเนินงานคลังสินค้าให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด แต่การปรับปรุงนี้แท้จริงแล้วหมายถึงอะไร
ปัจจัยสำคัญที่ต้องพิจารณา
สิ่งสำคัญที่สุดประการหนึ่งที่ผู้จัดจำหน่ายต้องคำนึงถึง คือ กิจกรรมทั้งหมดที่เกิดขึ้นภายในคลังสินค้าส่งผลกระทบโดยตรงต่อความสัมพันธ์กับลูกค้า ซึ่งความท้าทายในที่นี้ คือ เป้าหมายและเงื่อนไขต่าง ๆ ที่ดูเหมือนจะเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา การแพร่ระบาดครั้งใหญ่ได้ทำให้การดำเนินงานคลังสินค้าเกิดความท้าทายหลายอย่างขึ้นพร้อม ๆ กัน ที่เห็นได้ชัดเจนที่สุด คือ การแพร่ระบาดทำให้เกิดความไม่แน่นอนด้านกำลังคน เนื่องจากสมาชิกในทีมต้องรับมือกับความเจ็บป่วย ต้องถูกกักตัว หรือต้องดูแลบุตรหลาน ส่งผลให้เกิดแรงกดดันต่อทีมและทำให้เกิดความล่าช้าในการผลิต
อีกปัจจัยหนึ่ง คือ การเติบโตของอีคอมเมิร์ซที่เพิ่มขึ้นมาก จนแซงหน้ายอดประมาณการสูงสุดที่ตั้งไว้ก่อนหน้านี้ จากการที่ลูกค้าได้สร้างมาตรฐานประสบการณ์ด้าน omni-channel ไว้ค่อนข้างสูง ในปี 2564 นี้ หากคุณไม่มีกลยุทธ์การตลาดแบบ omni-channel ที่ได้ผล คุณก็เสี่ยงต่อการสูญเสียธุรกิจจำนวนมาก ดังนั้นกุญแจสำคัญ คือ คุณจะต้องมีคลังสินค้าที่สามารถรองรับการขายแบบหลายช่องทางได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งความท้าทายนี้นับว่าตรงกับปัญหาที่เกิดขึ้น เนื่องจากระบบจัดการคลังสินค้า (Warehouse Management Systems – WMS) จำนวนมากที่ภาคการผลิตใช้กันอยู่ขณะนี้ค่อนข้างเก่า และไม่สามารถทำงานให้ลุล่วงได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ความเข้าใจผิดที่พบได้บ่อย คือ ความคิดที่ว่าการนำสินค้าออกจากคลังให้ตรงเวลาคือการปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพ ถึงแม้เรื่องนี้จะสำคัญ แต่ในความเป็นจริงแล้วการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพสูงสุดจะเกี่ยวกับการเพิ่มคุณค่าให้กับปฏิบัติงานนั้น ๆ แม้จะไม่สามารถให้บริการแบบเห็นหน้ากันก็ตาม อนึ่ง หากต้องการยกระดับประสบการณ์ของลูกค้าให้ก้าวล้ำขึ้นไปอีก ภาคการผลิตจำเป็นต้องมีรากฐานด้านดิจิทัลที่เหมาะสม เพื่อช่วยให้ความพยายามเหล่านี้ดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การควบคุมต้นทุน
ในช่วงเวลาที่ธุรกิจเกิดการเปลี่ยนแปลงนี้ เราพบว่าผู้จัดจำหน่ายจำนวนมากได้ตั้งหลักเตรียมรับมือกับสถานการณ์ และพยายามลดค่าใช้จ่ายจากกระบวนการทำงานที่กระชับที่ดำเนินการอยู่แล้วลงอีก ซึ่งหากเพิ่มการจัดการสินค้าคงคลังให้มีประสิทธิภาพและมีความโปร่งใสมากขึ้นทั่วทั้งองค์กร ก็เท่ากับช่วยประหยัดเงินได้อย่างมหาศาล
ระบบจัดการคลังสินค้า WMS ออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารต้นทุน ผ่านข้อมูลอัจฉริยะเชิงลึกด้านสินค้าคงคลัง ช่วยให้ผู้จัดจำหน่ายสินค้ามีความมั่นใจมากขึ้นว่าพวกเขาจะสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ โดยไม่ต้องซื้อหรือสต็อกสินค้ามากเกินความจำเป็น ดังนั้น การดำเนินงานด้านคลังสินค้าจึงเป็นวิธีควบคุมการจัดซื้อ และป้องกันสินค้าสูญหายหรือการนำสินค้าออกนอกคลังสินค้า อันเนื่องมาจากไม่มีการจัดการหรือการติดตามที่เหมาะสมอีกด้วย
ประสิทธิภาพของคลาวด์
ระบบที่ติดตั้งในองค์กร (on-premise) เคยเป็นมาตรฐานที่ได้รับการยอมรับในระบบค้าส่ง แต่ไม่ได้ให้ความยืดหยุ่น และนวัตกรรมที่จำเป็นในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจปัจจุบันอีกต่อไป จุดเด่นของคลาวด์ คือ การจัดการกับปริมาณงานที่เพิ่มขึ้นในคลังสินค้า โดยคลาวด์สามารถคำนวณปริมาณงานที่เพิ่มขึ้นได้อย่างรวดเร็ว จากนั้นก็เพิ่มพลังการประมวลผลที่จำเป็นสำหรับปริมาณงานที่เพิ่มขึ้นนั้นได้โดยอัตโนมัติ ความปลอดภัย ความน่าเชื่อถือ และการกู้คืนระบบที่ติดตั้งไว้ภายในทั้งหมดมีพร้อมอยู่ในระบบ แต่ทว่า ความสามารถในการจัดการกับปริมาณงานที่เพิ่มขึ้นโดยอัตโนมัติไม่ว่าจะเป็นเวลาใดก็ตามต่างหาก ที่เพิ่มคุณค่าให้กับระบบคลาวด์อย่างแท้จริง
สิ่งที่พิสูจน์ให้เห็นถึงคุณค่าด้านนี้ คือ เมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงในปีที่ผ่านมา ลูกค้าที่ใช้โซลูชันระบบ
คลาวด์อยู่แล้ว มีเวลาในปรับตัวได้ง่ายขึ้น โดยสามารถปรับเปลี่ยนสิ่งต่าง ๆ ที่จำเป็นได้เท่าที่ต้องการ
ข้อควรพิจารณาเพิ่มเติม
การเพิ่มประสิทธิภาพของอีคอมเมิร์ซนั้นไม่ง่ายเหมือนกับการเพิ่มประสิทธิภาพบริการหยิบ-แพ็ค-ส่ง (pick-pack-ship) ซึ่งเป็นบริการช่วยจัดการออเดอร์เพื่อส่งให้ถึงมือลูกค้าได้อย่างรวดเร็วแม่นยำ เนื่องจากมีตัวแปรใหม่ ๆ ที่ต้องคำนึงถึง รวมถึงตัวแปรที่เกิดขึ้นหลังผลิตภัณฑ์ออกจากท่าเรือ ซึ่งผู้จัดจำหน่ายจำนวนมากไม่ทันได้เตรียมตัวรับมือกับสินค้าตีคืนจำนวนมาก
ในฐานะผู้บริโภคในโลกอีคอมเมิร์ซ ลูกค้าอาจซื้อของบางอย่างไปสามขนาดหรือสามสีแตกต่างกันไป หลังจากนั้นก็คืนของกลับมาสองชิ้น เห็นได้ชัดว่าสิ่งที่คล้ายกันนี้ก็เกิดขึ้นกับตัวแทนขายส่งเช่นกัน ดังนั้น ผู้จัดจำหน่ายจึงต้องมีระบบที่ช่วยให้การรับคืนสินค้าเป็นไปอย่างราบรื่น และนำของชิ้นนั้นกลับคืนสู่ชั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ ผู้จัดจำหน่ายไม่เพียงแต่ต้องเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติภารกิจเท่านั้น แต่จะต้องออกแบบกลยุทธ์รองรับเศรษฐกิจดิจิทัล ที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและขยายส่วนแบ่งทางการตลาดเพิ่มขึ้นด้วย
