Mobile solutions play integral role in reliable, timely plant maintenance

Give technicians access to critical information when and where they need it most

Article By Fabio Tiviti
Vice President, ASEAN, Infor

Plant maintenance teams know the value of time. They are under continual pressure to minimize downtime, speed resolution rates, and streamline preventive maintenance, keeping interruptions to work-cycles as brief as possible. The need for speed is the one factor common to the wide range of work orders that may be assigned to a plant maintenance technician. Remote connectivity and mobile solutions play an essential role in meeting expectations for speed. They give technicians access to data when and where they need it most-in the field. This helps make informed decisions quickly.

Maintenance technicians seldom sit at a desk or work station. They are on the go, often to remote or dangerous locations. They climb towers, crouch on cat-walks ten stories high, crawl to the backside of furnaces and generators, and venture to rooftops in rain and snow to inspect air handling units. They may start and end their shift at the office, checking in on team priorities or communicating with colleagues, but a highly productive technician is more likely to be found in the heart of the operations.

And, yet, remote connectivity isn’t always guaranteed. Equipping field technicians with robust mobile solutions is sometimes an afterthought, or a low-priority line item. Initiatives can also be delayed because of budget constraints. Numerous other issues can get in the way of rolling out an effective mobile strategy. Debates about type of hardware to select, security concerns, controlling remote access, and how to convert highly complex data into small screens are among the common challenges plant maintenance departments face.

Challenges and Solutions

All of the common challenges have solutions. The benefits of remote connectivity and access to data far outweigh the time and costs of overcoming hurdles to deployment.

Here are five common issues and corresponding solutions:

1) Devices. Choosing the right type of mobile device is essential. The mobile device, whether a smartphone, laptop, tablet, or wearable device, needs to provide the ease-of-use and durability to match the environment in which it will be used, the type of technician who will be using it, and any physical considerations. For example, if technicians will likely be wearing gloves and working in areas with high temperature and humidity, devices with large keypads and heat/moisture resistance will be essential.

Some companies opt for the Bring Your Own Device (BYOD) strategy, which means asking technicians to use their own smartphones or tablets. But, most enterprises are finding this adds complications, such as how to compensate the technician if the device is lost or damaged while on the clock. Personal devices may also be more vulnerable to security breaches and pose extra work for the IT team as they are asked to support numerous brands and platforms. Assigning one type of device to all technicians simplifies the support process, creates a consistent user experience across the whole team, and gives the organization more control over security.

2) Usability. Besides matching the physical specifications appropriate to the need, the software solution also must meet business user expectations. If the solution is cumbersome to navigate, confusing, hard to personalize for specific needs, or lacks relevant help tools and knowledge bases, the technician is less likely to be an active user who leverages capabilities and makes the most of information available. When usability is lacking, technicians are less productive, wasting time hunting for answers, stumbling through awkward navigation, and clicking through numerous irrelevant screens. Poorly designed solutions can even hurt recruitment and retention of technicians-highly valuable personnel.

3) Reliability. Some mobile solutions on the market were not built with mobility in mind; they ask the user to access the system through a web portal without creating responsive screens that will adapt to the size of the device. This means a technician may need to view massive amounts of information through a small window or contend with tiny text and distorted images. If mobile solutions don’t consolidate or simplify usability, users will create their own shortcuts, often resulting in imperfect data. For example, if the technician must scroll through 500 possible resolution codes, it’s quite possible the technician will simply pick “Miscellaneous” every time. It will speed the process-but compromise reliability of data. Instead, look for a solution that is built for mobility, highly responsive, and that tailors screens for the specialized needs of mobile access.

4) Compliance. Whether the mobile solution saves data in real time or synchronizes at the end of the day can cause compliance issues. Many mandates require activities to be tracked by when the asset is serviced or repaired, not when the data is uploaded to the system. For companies in industries with strict compliance needs, this will be an important functionality to verify. Every industry has specialized demands. Only software providers that focus on industry functionality will have the mobile solutions that align well.

5) Security. Safe-guarding data security is one of the classic issues brought up when skeptics voice concerns about mobile solutions. Some managers may worry that several mobile accounts accessing the system can make the system vulnerable. However, if the mobile solution is a natural extension of the main solution, requiring the same type of secure login, then the mobile accounts have the same level of security. Access is also controlled so personnel only access the data they are authorized to use. Modern mobile solutions are highly secure.

Concluding thoughts

As enterprises focus on improving reliability of plant assets, attention turns to the productivity of maintenance technicians. Equipping technicians with mobile devices is an important way to give them the information they need to make well-informed decisions. With up-to-the-moment information about parts inventory, scheduled upgrades, and long-term demands of the asset, the technician can make sound decisions about replacing or repairing the asset. But, the right type of mobile device-and the right software solution-must be in place for the strategy to be truly effective. Multiple factors should be considered, from the type of user to the ease of use. Most importantly, mobile solutions can’t be an after-thought. Take time to think through the strategy and deploy the smart solution for the job.

ช่วยช่างเทคนิคเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้ทุกที่ทุกเวลาตามต้องการ

บทความโดย นายฟาบิโอ ทิวิติ
รองประธาน บริษัท อินฟอร์ อาเชียน

ทีมซ่อมบำรุงของโรงงานต่างตระหนักดีถึงคุณค่าของเวลา พวกเขาทำงานภายใต้แรงกดดันต่อเนื่องที่จะต้องลดช่วงเวลาหยุดชะงักการทำงาน (Downtime) ให้เหลือน้อยที่สุด เร่งความเร็วในการแก้ไขปัญหาต่าง ๆ และปรับปรุงการบำรุงรักษาเชิงรุกให้มีประสิทธิภาพดีขึ้น รวมถึงดูแลให้การหยุดชะงักในรอบการทำงานสั้นที่สุดเท่าที่จะทำได้ คำสั่งต่าง ๆ ที่ช่างซ่อมบำรุงได้รับมอบหมายมาจะมีเรื่องความเร็วและกำหนดเวลาเข้ามาเกี่ยวข้องด้วยเสมอ ดังนั้น การเชื่อมต่อจากระยะไกลและโมบายโซลูชั่นจึงเข้ามามีบทบาทสำคัญในการตอบสนองความคาดหวังด้านความเร็ว เพราะจะช่วยให้ช่างเทคนิคเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ทันทีที่จำเป็น ต้องใช้ ณ หน้างาน การสามารถทำเช่นนี้ได้จะช่วยให้การตัดสินใจทำได้อย่างรวดเร็ว

น้อยครั้งที่เราจะได้เห็นช่างซ่อมบำรุงนั่งอยู่ที่โต๊ะทำงาน พวกเขามักต้องออกไปทำงานนอกสำนักงาน
ไปในสถานที่ห่างไกลหรือมีอันตราย ปีนขึ้นไปบนตึกสูง เดินคู้ตัวไปมาบนทางเดินแคบ ๆ ที่สูงเท่าตึกสิบชั้น คลานไปด้านหลังของเตาหลอมและเครื่องกำเนิดไฟฟ้า และเสี่ยงอันตรายท่ามกลางพายุฝน เพื่อตรวจสอบเครื่องควบคุมอากาศ จริงอยู่ว่าพวกเขาอาจเริ่มวันทำงานและจบวันที่สำนักงาน เพื่อตรวจดูลำดับงานที่ต้องทำและพูดคุยกับเพื่อนร่วมงาน แต่เรามักจะพบช่างเทคนิคเก่ง ๆ ได้ ณ หน้างานตามจุดสำคัญต่าง ๆ

ถึงอย่างนั้นก็ไม่ได้มีการการันตีว่าช่างเทคนิคจะได้รับเครื่องมือสำหรับการทำงานจากระยะไกลเสมอไปเสียทีเดียว และในบางครั้งนโยบายในการให้ช่างเทคนิคภาคสนามได้มีโมบายโซลูชั่นที่มีประสิทธิภาพติดตัวไปด้วยนั้นก็ถูกจัดให้มีลำดับความสำคัญต่ำหรือเป็นเรื่องที่เอาไว้พิจารณากันภายหลัง หรืออาจจะเกิดขึ้นได้ช้า อันเนื่องมาจากข้อจำกัดด้านงบประมาณ นอกจากนี้ ยังมีปัญหาอื่น ๆ อีกมากที่เป็นอุปสรรคต่อการกำหนดกลยุทธ์โมบายที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งฝ่ายซ่อมบำรุงโรงงานเผชิญอยู่ เช่น ประเด็นเกี่ยวกับประเภทของฮาร์ดแวร์ที่จะเลือกใช้ ความกังวลด้านการรักษาความปลอดภัย การควบคุมการเข้าถึงจากระยะไกล และวิธีการแปลงข้อมูลที่มีความซับซ้อนสูงไปไว้ในหน้าจอขนาดเล็กของอุปกรณ์ที่จะใช้งานเหล่านั้น

ความท้าทายและการแก้ปัญหา

ทุกความท้าทายเหล่านี้ล้วนมีโซลูชั่นที่นำมาใช้ได้ ประโยชน์ที่ได้รับจากการเชื่อมต่อจากระยะไกลและการเข้าถึงข้อมูลได้นั้น มีค่ามากกว่าเวลาและค่าใช้จ่ายในการเอาชนะอุปสรรคต่าง ๆ เพื่อให้ได้ใช้โซลูชั่นเหล่านั้นมาก

ปัญหาพื้นฐาน 5 ประการและโซลูชั่นที่ใช้แก้ไขปัญหานั้น ๆ

1) อุปกรณ์ การเลือกประเภทอุปกรณ์เคลื่อนที่ที่ถูกต้องเป็นเรื่องสำคัญ ไม่ว่าเป็นสมาร์ทโฟน แล็ปท็อป แท็บเล็ต หรืออุปกรณ์ที่สวมใส่ได้ จะต้องใช้งานง่าย และมีความทนทานต่อสภาพแวดล้อมที่จะใช้งาน เหมาะกับช่างเทคนิคที่จะใช้งานอุปกรณ์เคลื่อนที่นั้น ๆ และลักษณะทางกายภาพอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น ถ้าช่างเทคนิคต้องสวมถุงมือ และทำงานในพื้นที่ที่มีอุณหภูมิและความชื้นสูง ก็จะต้องเลือกหาอุปกรณ์ที่มีแผงปุ่มกดขนาดใหญ่และทนต่อความร้อนหรือความชื้น

บางบริษัทเลือกใช้กลยุทธ์ Bring Your Own Device (BYOD) ซึ่งหมายถึงการขอให้ช่างเทคนิคใช้สมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ตของตนเอง แต่ผู้ประกอบการส่วนใหญ่พบว่าวิธีนี้ค่อนข้างยุ่งยาก เช่น การชดใช้ค่าเสียหายเมื่อช่างเทคนิคทำอุปกรณ์หาย หรือเกิดความเสียหายระหว่างปฏิบัติงาน นอกจากนี้อุปกรณ์ส่วนตัวอาจมีความเสี่ยงต่อการละเมิดการรักษาความปลอดภัย และเพิ่มงานให้กับทีมไอที เพราะต้องดูแลอุปกรณ์ส่วนตัวที่ช่างเทคนิคแต่ละคนนำมาใช้ ซึ่งแตกต่างกันทั้งเรื่องของแบรนด์และแพลตฟอร์ม ดังนั้น การกำหนดให้ช่างเทคนิคทุกคนใช้อุปกรณ์ประเภทเดียวกัน จะช่วยให้ขั้นตอนในการทำงานสนับสนุนง่ายขึ้น ช่วยสร้างเสริมประสบการณ์การใช้งานที่สอดคล้องกันทั้งทีม และช่วยให้องค์กรสามารถควบคุมการรักษาความปลอดภัยได้มากขึ้น

2) การใช้งาน นอกจากการจัดหาอุปกรณ์ที่มีสเปคตรงกับความต้องการแล้ว ซอฟต์แวร์โซลูชั่นจะต้องตอบสนองต่อความคาดหวังทางธุรกิจของผู้ใช้อีกด้วย หากโซลูชั่นนั้นใช้งานยาก มีความซับซ้อน นำไปปรับใช้ตามความต้องการเฉพาะได้ยาก หรือขาดเครื่องมือช่วยเหลือและความรู้พื้นฐานที่เกี่ยวข้อง ก็มีโอกาสที่ช่างเทคนิคจะใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติของโซลูชั่นที่มีอยู่น้อยมาก และทำให้ข้อมูลส่วนใหญ่พร้อมใช้งานได้ไม่เต็มที่ และเมื่อไม่ค่อยได้ใช้งานโซลูชั่นเหล่านี้ ช่างเทคนิคก็จะทำงานให้มีประสิทธิภาพได้น้อยลง เพราะต้องเสียเวลากับการหาคำตอบ ติดขัดอยู่กับการใช้งานและการคลิกผ่านหน้าจอที่ไม่เกี่ยวข้องจำนวนมาก ดังนั้น จะเห็นได้ว่าโซลูชั่นที่ออกแบบมาไม่ดีพอ สามารถส่งผลกระทบต่อการสรรหาและรักษาช่างเทคนิคผู้เป็นบุคลากรที่มีค่าสูงได้

3) ความน่าเชื่อถือ โมบายโซลูชั่นบางตัวในตลาดไม่ได้ถูกสร้างขึ้นโดยคำนึงถึงการทำงานแบบโมบิลิตี้ โดยให้ผู้ใช้ต้องเข้าถึงระบบผ่านทางเว็บพอร์ทัล โดยไม่มีหน้าจอตอบรับที่สามารถปรับให้เข้ากับขนาดของอุปกรณ์ ซึ่งหมายถึงช่างเทคนิคอาจต้องดูข้อมูลจำนวนมหาศาลผ่านหน้าจอเล็ก ๆ หรือต้องพยายามเพ่งมองข้อความขนาดจิ๋ว และดูภาพที่บิดเบี้ยวบนหน้าจอ หากโมบายโซลูชั่นไม่มีการผสานหรือปรับให้มีการใช้งานที่เรียบง่าย ผู้ใช้ก็จะสร้างทางลัดเอาเอง ซึ่งมักส่งผลทำให้เกิดข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์ เช่น หากช่างเทคนิคต้องเลื่อนดู resolution codes ที่คาดว่าน่าจะใช่ถึง 500 รายการ ก็มีความเป็นไปได้ค่อนข้างมากที่ช่างเทคนิคจะเลือกหมวด “เบ็ดเตล็ด” ทุกครั้ง การทำเช่นนี้จะช่วยเพิ่มความเร็วในการค้นหา แต่จะลดความถูกต้องน่าเชื่อถือของข้อมูล ดังนั้นจึงควรมองหาโซลูชั่นที่สร้างขึ้นมารองรับการทำงานแบบโมบิลิตี้ มีการตอบสนองรวดเร็ว และสามารถปรับหน้าจอได้ตามความต้องการเฉพาะในการใช้ผ่านอุปกรณ์โมบาย

4) การปฏิบัติตามกฎระเบียบ ไม่ว่าโมบายโซลูชั่นจะบันทึกข้อมูลแบบเรียลไทม์ หรือรวบรวมบันทึกข้อมูลเมื่อสิ้นสุดวัน ก็อาจทำให้เกิดปัญหาในการปฏิบัติตามกฎระเบียบได้เช่นเดียวกัน ข้อบังคับหลายข้อกำหนดให้มีการติดตามกิจกรรมต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นเมื่อสินทรัพย์หรือเครื่องจักรได้รับการบริการหรือได้รับการซ่อมแซม ไม่ใช่เมื่อข้อมูลถูกอัปโหลดเข้ามายังระบบ ฟังก์ชั่นนี้สำคัญมากสำหรับบริษัทในอุตสาหกรรมที่ต้องปฏิบัติงานตามข้อกำหนดอย่างเข้มงวดที่จะต้องตรวจสอบให้มีพร้อมใช้งาน อุตสาหกรรมทุกประเภทมีความต้องการเฉพาะทางที่ต่างกัน ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ที่เน้นฟังก์ชั่นทางอุตสาหกรรมเท่านั้นที่จะมีโมบายโซลูชั่นที่ตอบสนองความต้องการได้อย่างถูกจุด

5) การรักษาความปลอดภัย เมื่อพูดถึงโมบายโซลูชั่น คนที่หวาดระแวงมักจะยกเรื่องการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลสำคัญที่เป็นหนึ่งในปัญหาคลาสสิคมาพูดถึงเสมอ ผู้รับผิดชอบบางคนอาจกังวลว่าการเข้าถึงระบบด้วยบัญชีผู้ใช้แบบโมบายหลายบัญชีนั้น จะทำให้เกิดความเสี่ยงต่อระบบได้ อย่างไรก็ตาม หากโมบายโซลูชั่นที่ใช้เป็นส่วนขยายจากโซลูชั่นหลัก ก็จะต้องมีการล็อคอินที่ปลอดภัยแบบเดียวกัน ดังนั้นบัญชีผู้ใช้แบบโมบายก็มีระดับความปลอดภัยแบบเดียวกัน การเข้าถึงข้อมูลจะถูกควบคุมเช่นกัน ดังนั้นบุคลากรสามารถเข้าถึงข้อมูลเท่าที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น จึงนับได้ว่าโมบายโซลูชั่นที่ทันสมัยล้วนมีความปลอดภัยสูงมาก

ความเห็นทิ้งท้าย

เนื่องจากองค์กรต่าง ๆ มุ่งเน้นไปที่การเพิ่มความเชื่อถือได้ให้กับสินทรัพย์ของโรงงาน องค์กรเหล่านั้นจึงให้ความสนใจกับผลงานของช่างซ่อมบำรุง การเตรียมอุปกรณ์ไร้สายให้กับช่างเพื่อปฏิบัติงานเป็นวิธีสำคัญในการให้ข้อมูลและเครื่องมือที่เขาจำเป็นต้องใช้ เพื่อการตัดสินใจอย่างชาญฉลาด เช่นข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับชิ้นส่วนอะไหล่คงคลัง กำหนดการอัพเกรด และความต้องการระยะยาวของสินทรัพย์ จะช่วยให้ช่างเทคนิคสามารถตัดสินใจได้อย่างถูกต้องในการเปลี่ยนชิ้นส่วนอะไหล่ หรือซ่อมแซมสินทรัพย์ในโรงงาน แต่ทั้งนี้ จะต้องกำหนดกลยุทธ์ที่เกี่ยวกับประเภทของอุปกรณ์ไร้สายโมบายและซอฟต์แวร์โซลูชั่นที่ถูกต้องเหมาะสม เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพอย่างแท้จริง ควรมีการพิจารณาปัจจัยหลายประการ ตั้งแต่ประเภทผู้ใช้งานไปจนถึงความง่ายในการใช้งาน และที่สำคัญที่สุด คือ กลยุทธ์โมบายโซลูชั่นเป็นสิ่งที่ต้องคิดถึงในลำดับแรก ๆ ไม่ใช่สิ่งที่เอาไว้พิจารณาภายหลัง ควรให้เวลาคิดและกำหนดกลยุทธ์ด้านนี้ และทำให้เกิดการปรับใช้โซลูชั่นอัจฉริยะในการทำงานอย่างแท้จริง