Life-Saving Emergency Response Depends on Effective Asset Management

As infrastructure becomes critical to public health, asset management becomes a crucial part of the emergency response

Article By Fabio Tiviti
Vice President, ASEAN, Infor

Imagine a community that knows what to do when a catastrophic emergency hits. They understand the cost of failing to prepare, and that they could save lives, minimize, or prevent massive financial loss, and reduce recovery time by getting their emergency systems in place before they needed them.

Effective emergency preparedness depends on the ability to track and manage every physical asset and human resource at your disposal.

Getting It Down to a Science

At the first sign of trouble, well-prepared communities roll out the pre-packaged sets of work orders, purchase agreements, contractor engagements, personnel, and equipment that will help them prepare for an oncoming disaster. As the danger gets closer, they pull the trigger on an integrated, carefully considered set of projects and sub-projects.

If it’s a matter of having all infrastructure in peak operating condition before disaster strikes, they have real-time maintenance records to identify the parts that need immediate attention. If it’s a situation assessment to flag vulnerabilities, they have sensor and physical inspection data to allocate resources.

As the response and recovery unfold, each action, piece of equipment, and supply can be carefully tracked with monitoring systems already in place

This means that the agency can easily compile its expenses for federal reimbursement, deliver an after-action report to stakeholders, forthrightly and transparently assess what worked best.

An Integrated Response for Transit Agencies

The COVID-19 pandemic is the most immediate example of an all-encompassing disaster that calls for an organized response from transit operators. The scope of the challenge is reflected in the frequently asked questions pages of the Federal Transit Administration.

The agencies best able to weather the storm will be the ones with the ability to:

Easily and accurately identify the vehicles and equipment that were most recently inspected;
Assess whether a period of low ridership is an opportunity to catch up on routine maintenance or overhauls;
Quickly adapt cleaning schedules, then adapt them again, to conform with the latest evolving public health advice;
Redefine daily maintenance protocols in light of the pandemic experience—down to the granular level.

In any emergency, and certainly one on the scale of the pandemic, there’s the risk that critical supply chain data simply won’t be captured. With new equipment flooding the system, much of it donated, the priority is to get the incoming gear out into the field— but if it isn’t registered in inventory, the agency loses the ability to track its use, effectiveness, operating condition, cost, or disposal.

In the present crisis, the focus is on personal protective equipment. In a physical disaster, the priority might be different. But whatever the details, an emergency is an extreme example of the maxim that you cannot manage what you cannot measure. In this case, if you do not know an item is there or where to find it, you cannot track it for any practical purpose.

Building Back Better

Systems of all kinds, including transit, can learn and improve over time if they are also set up to build back better.

That begins with a close look at an agency and its infrastructure before the pandemic hit, then documenting its response during the crisis and getting a clear-eyed view of where it stands. The details will have to be as granular as the readiness of specific assets and their ability to operate under duress, the personnel protocols that enabled workers to operate in “clean” mode, transparency on supply chains and materials, and interactions with key contractors.

There will be opportunities to explore these questions as U.S. transit agencies begin to receive recovery funding under the federal Coronavirus Aid, Relief, and Economic Security (CARES) Act. Agencies will be able to conduct after-action assessments, anticipate future problems, react to changing expectations, and understand obstacles to better performance. And it remains to be seen whether the FTA itself will respond by shifting its standards of operation or State of Good Repair performance measures to capture lessons learned from the pandemic.

Wherever the changes occur, any emergency engagement is an important moment to celebrate successes, identify gaps, and pursue a basic commitment to continuous improvement. That necessarily includes getting the administrative and IT systems in place that make it all possible.

การที่โครงสร้างพื้นฐานเป็นสิ่งจำเป็นต่อการสาธารณสุข ทำให้ระบบบริหารสินทรัพย์เป็นสิ่งสำคัญในการตอบสนองต่อสถานการณ์ฉุกเฉิน

บทความโดย นายฟาบิโอ ทิวิติ
รองประธานบริษัท อินฟอร์ อาเชียน

จะดีแค่ไหนหากองค์กรหนึ่ง ๆ รู้วิธีรับมือกับเหตุฉุกเฉินร้ายแรง พวกเขาเข้าใจดีถึงค่าใช้จ่ายของความล้มเหลวถ้าไม่มีการเตรียมตัวให้พร้อม และการเตรียมพร้อมนั้นจะเป็นทั้งการช่วยชีวิต และทำให้ธุรกิจเกิดการสูญเสียทางการเงินน้อยที่สุด และการลงระบบที่ตอบรับสถานการณ์ฉุกเฉินต่าง ๆ ให้พร้อม ก่อนที่จำเป็นจะต้องใช้ระบบเหล่านั้น จะช่วยลดเวลาในการกู้คืนระบบ

การเตรียมความพร้อมรับมือในสถานการณ์ฉุกเฉินที่มีประสิทธิภาพนั้น ขึ้นอยู่กับความสามารถในการติดตามดูความเป็นไป และการบริหารจัดการสินทรัพย์ทางกายภาพรวมถึงทรัพยากรบุคคลได้ทุกเวลาที่ต้องการ

ทำความเข้าใจให้ถ่องแท้

เมื่อเริ่มเห็นเค้าลางของปัญหา องค์กรที่ได้เตรียมการไว้เป็นอย่างดีจะเริ่มดำเนินการตามชุดแผนปฏิบัติงานที่กำหนดไว้ได้ทันที เช่นการทำสัญญาจัดซื้อ การทำสัญญาว่าจ้างผู้รับเหมา การเตรียมการเรื่องบุคลากร และอุปกรณ์เครื่องมือต่าง ๆ ที่จะช่วยให้องค์กรพร้อมรับมือกับภัยพิบัติที่กำลังจะมาถึง และเมื่อภัยเหล่านั้นใกล้เข้ามา พวกเขาก็จะเดินหน้าโครงการและนำโครงการย่อยต่าง ๆ ที่ได้พิจารณาวางแผนไว้อย่างรอบคอบแล้ว มาบูรณาการใช้งานได้ทันที

ถ้าประเด็นอยู่ที่โครงสร้างพื้นฐานทั้งหมดอยู่ในสภาพพร้อมใช้งานสูงสุดก่อนเกิดภัยพิบัติใด ๆ องค์กรเหล่านี้ก็จะมีข้อมูลการซ่อมบำรุงแบบเรียลไทม์เพื่อระบุว่าชิ้นส่วนใดจำเป็นต้องได้รับการดูแลทันที และถ้าประเด็นอยู่ที่การประเมินสถานการณ์เพื่อหาจุดเปราะบางต่าง ๆ องค์กรเหล่านี้ก็จะมีเซ็นเซอร์และการตรวจสอบทางกายภาพเพื่อจัดสรรทรัพยากรตามความเหมาะสม

ดังนั้นเมื่อสถานการณ์คลี่คลายแล้ว องค์กรจะสามารถติดตามตรวจสอบการทำงานของเครื่องจักรในแต่ละครั้ง ชิ้นส่วนอุปกรณ์ และการใช้ทรัพยากรในการผลิตได้อย่างถี่ถ้วนด้วยระบบติดตามต่าง ๆ ที่ติดตั้งไว้

นั่นหมายถึงว่า องค์กรจะสามารถรวบรวมค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นได้โดยง่าย เพื่อทำการเรียกคืนค่าชดเชย ส่งรายงานข้อมูลหลังการดำเนินงานให้ผู้เกี่ยวข้อง และทำการประเมินได้อย่างตรงไปตรงมาและโปร่งใสว่าการดำเนินการแบบใดได้ผลดีที่สุด

การบูรณาการการตอบสนองของผู้ประกอบการขนส่ง

การแพร่ระบาดของโควิด-19 เป็นตัวอย่างของภัยพิบัติเฉียบพลันที่สุดที่ต้องได้รับการตอบสนองอย่างเป็นระบบจากผู้ประกอบการขนส่ง

ผู้ประกอบการขนส่งที่จะสามารถรับมือกับภัยพิบัติต่าง ๆ ได้ดีที่สุด จะต้องมีความสามารถต่อไปนี้

มีความแม่นยำและใช้วิธีการที่สามารถจำแนกยานพาหนะ และอุปกรณ์ที่ได้รับการตรวจสอบล่าสุดได้โดยง่าย
สามารถระบุช่วงเวลาที่มีการใช้ยานพาหนะน้อย เพื่อให้สามารถกำหนดเวลาซ่อมบำรุงตามปกติ หรือกำหนดการซ่อมบำรุงครั้งใหญ่
สามารถปรับตารางการทำความสะอาดได้อย่างรวดเร็ว และเมื่อมีคำแนะนำเกี่ยวกับสุขอนามัยสาธารณะออกมาเมื่อใด ต้องสามารถปรับให้สอดคล้องเหมาะสมได้ทันที
สามารถปรับกระบวนการซ่อมบำรุงประจำวันต่าง ๆ ให้ตอบรับกับสิ่งที่เกิดจากประสบการณ์การระบาดของโรค และกำหนดกระบวนการให้ได้อย่างละเอียด

ในกรณีฉุกเฉินใด ๆ ซึ่งรวมถึงการระบาดใหญ่ ล้วนมีความเสี่ยงที่ข้อมูลของระบบซัพพลายเชนที่สำคัญ ๆ อาจไม่ได้รับการจัดเก็บอย่างเหมาะสม เครื่องมือใหม่ ๆ ที่กระจายอยู่ในระบบซัพพลายเชนส่วนใหญ่จะเน้นไปที่การนำไปใช้งานภาคสนามก่อน แต่หากอุปกรณ์เหล่านั้นไม่ได้ถูกบันทึกไว้ในรายการสินค้าคงคลัง หน่วยงานก็จะไม่สามารถติดตามตรวจสอบการใช้งาน ประสิทธิภาพในการทำงาน สภาพการทำงาน ค่าใช้จ่าย หรือการจำหน่ายออกจากระบบได้

อุปกรณ์ป้องกันส่วนบุคคลเป็นสิ่งสำคัญในภาวะวิกฤตโควิด-19 ในปัจจุบัน แต่หากเป็นภัยพิบัติทางกายภาพ ลำดับความสำคัญอาจแตกต่างกันออกไป แต่ไม่ว่าในรายละเอียดจะเป็นอย่างไร ภาวะฉุกเฉินเป็นตัวอย่างที่ทำให้เห็นได้ชัดเจนว่า คุณจะไม่สามารถจัดการกับสิ่งที่คุณไม่สามารถตรวจวัดได้ ในกรณีนี้ หากคุณไม่ทราบว่าสิ่งที่คุณต้องการนั้นอยู่ที่ใด คุณก็จะไม่สามารถติดตามตรวจสอบสิ่งนั้นได้ไม่ว่าเพื่อจุดประสงค์ใดก็ตาม

สร้างกลับมาใหม่ให้ดีกว่าเดิม

ระบบทุกประเภท รวมถึงระบบขนส่งสามารถเรียนรู้และปรับปรุงตัวเองได้ตลอดเวลา หากระบบเหล่านั้นได้รับการตั้งค่าให้ใช้หลักการที่สามารถสร้างกลับมาใหม่ให้ดีกว่าเดิม

โดยเริ่มจากการให้ความสนใจกับหน่วยงาน และโครงสร้างพื้นฐานของหน่วยงานนั้น ๆ อย่างใกล้ชิดก่อนที่จะเกิดการแพร่ระบาดครั้งใหญ่ จากนั้นทำการบันทึกการตอบสนองของระบบต่อเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในช่วงวิกฤตพร้อมมุมมองที่ชัดเจนของสิ่งที่เกิดขึ้น รายละเอียดจะต้องละเอียดมากพอที่จะทราบได้ถึงความพร้อมใช้ของสินทรัพย์ที่ระบุ และความสามารถในการปฏิบัติงานของสินทรัพย์นั้นภายใต้ความกดดัน ระเบียบของแต่ละบุคคลที่ช่วยให้คนงานสามารถทำงานในโหมด “สะอาด” ความโปร่งใสของซัพพลายเชน วัสดุต่าง ๆ รวมถึงการมีปฏิสัมพันธ์กับคู่สัญญาสำคัญ ๆ

ในประเทศสหรัฐอเมริกา หน่วยงานขนส่งมวลชนเริ่มได้รับเงินกองทุนเพื่อการฟื้นฟู ภายใต้พระราชบัญญัติการช่วยเหลือบรรเทาทุกข์และความมั่นคงทางเศรษฐกิจของรัฐบาลกลางสหรัฐ ผู้ประกอบการจะสามารถทำการประเมินหลังการปฏิบัติการได้ เพื่อคาดการณ์ปัญหาในอนาคต สามารถตอบสนองต่อความคาดหวังที่เปลี่ยนแปลง และเข้าใจอุปสรรคเพื่อจะได้มีประสิทธิภาพในการทำงานที่ดียิ่งขึ้น และเราอาจจะได้เห็นว่า FTA จะรับมือด้วยการยกระดับมาตรฐานการปฏิบัติงาน หรือมาตรการในการชี้วัดประสิทธิภาพในการทำงานของสินทรัพย์ เพื่อถอดบทเรียนที่ได้รับจากการแพร่ระบาดใหญ่ครั้งนี้อย่างไร

การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นที่ใดก็ตาม การมีส่วนร่วมในสถานการณ์ฉุกเฉินใด ๆ นับเป็นช่วงเวลาสำคัญที่เราจะได้เห็นความสำเร็จต่าง ๆ ตามมา เป็นโอกาสในการแยกแยะช่องว่างต่าง ๆ และทำความมุ่งมั่นพื้นฐานให้ลุล่วงเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอย่างต่อเนื่อง ซึ่งรวมถึงการนำระบบการจัดการ และระบบไอทีมาใช้ขับเคลื่อนความสำเร็จ