A smart warehouse is the heart of digital supply chains in ASEAN

Article by Fabio Tiviti, Vice President ASEAN, Infor

The retail industry has undergone a massive transformation over the last few years. With high levels of smartphone ownership and mobile penetration, consumer behaviour is trending towards omnichannel marketing and online purchases. Indeed, eMarketer had previously projected e-commerce growth in the Asia Pacific to surge by 25% and reach US$2.271 trillion in 2020[1].

Though this impacts brick and mortar retailers the most, other industries and organisations will have to adapt their capabilities to cope. Specifically, the increase in goods going direct to customers calls for significant changes to the underlying supply chain, as well as how businesses manage their logistics and distribution.

The ever-evolving supply chain

Take the warehouse as an example: A regional hub that keeps supermarkets stocked operates very differently from a fulfilment centre shipping directly to homes. Indeed, B2B and B2C are traditionally handled as two distinct types of operations, but as demand shifts from pallet loads to individual items, warehouse operators must start thinking of how best to support both activities under the same roof.

Doing both B2B and B2C deliveries from a single facility offers multiple advantages, from the ability to utilise the same workforce, reducing transportation cost and shortening delivery times. This is especially noticeable in regions with deficient road networks or high congestion, and results can be lower fulfilment costs. Moreover, such flexibility also positions operators to support new and growing business models such as dropshipping or third-party logistics (3PL).

In addition, the recent shutdowns and global business disruptions of 2020 have accelerated the urgency for a further supply chain overhaul for the broader industry. From crucial assembly-line components produced only in shuttered factories to delays in essential pharmaceutical products, delays have roiled global supply chains globally and disrupted intricate supply chain networks.

The responsibilities of warehouse operators have evolved substantially from product storage and now contribute to the overall total cost of managing a supply chain. This includes supporting economies of purchasing, uninterrupted production, and even facilitating time-based supply chain strategies. In a nutshell, the warehouse can make a bad situation worse, or substantially alleviate and cushion the impact of untimely disruptions.

No time for delay

In Southeast Asia, most warehouses already have some system in place to manage their supply chain. From Excel spreadsheets to in-house ERP applications, these standalone warehouse systems might work quite well for B2B-only scenarios. Unfortunately, they are typically labour intensive and offer limited visibility of the real-time movement of goods. On top of that, they are simply unable to deliver the capabilities that help businesses keep abreast of today’s evolving supply chain. Given that e-commerce will keep growing, the onus on warehouse operators is to invest for the future—or risk being left behind.

A meaningful upgrade must begin with moving their ERP systems and WMS solutions to the cloud, allowing for rapid scalability and much shorter implementation times. Crucially, cloud systems allow in-house IT teams to stay lean as partners take care of its operation and maintenance.

With a new system in place, the road ahead is clear for a shift from manual processes such as stock takes, to optimisations in space usage and labour requirements. Labour agility is particularly important as a plethora of new hygiene measures are implemented in workplaces[2] and social distancing measures[3] that remain in force to address the COVID-19 pandemic. With greater automation, businesses are also better protected against labour disruptions stemming from potential lockdowns that may prevent employees from coming to work.

Breaking down barriers

The top concern around digitalising warehouse operations would undoubtedly involve having an adequately skilled workforce to manage the new systems. While the complexity of the modern warehouse will doubtlessly benefit from tertiary education, the average educational level of warehouse workers in Southeast Asia is lower than in places such as the United States or Europe.

Fortunately, these skill gaps can be addressed with appropriate ERP system customisations based on the preferred level of automation. Organisations who are new to digitalisation can opt to incorporate fewer features initially as associates learn the system. Moreover, modern digital ERP and WMS systems are highly intuitive and pose a lower barrier to smartphone-savvy workers.

The cloud also facilitates rapid deployment and the incorporation of the new systems, with no concerns around acquiring new server systems or future infrastructure upgrading. Implementation time is expedited since solutions are developed for the industry vertical, with minor tweaks for company-specific processes. As an added advantage, businesses get to move away from proprietary in-house systems to a common framework based on industry best practices.

Of course, the situation on the ground is often more complicated in the Asia Pacific. From the snarling jams of downtown Bangkok, the multiple days to reach a remote, rural part of Myanmar, or the challenge of covering thousands of islands in Indonesia, effectively managing the last mile of the supply chain can be daunting. Yet with the right ERP and supporting logistics systems in place, future capabilities such as artificial intelligence (AI), support for IoT and robotics can be implemented far more quickly, painlessly and, efficiently.

[1] Andrew Lipsman, “E-commerce Continues Strong Gains Amid Global Economic Uncertainty,” eMarketer, 27 June 2019, (Ecommerce Continues Strong Gains Amid Global Economic Uncertainty,)

[2] Eva Dou, “Infrared cameras, personal towels: China factories go to extremes to fend off virus,” The Washington Post, 08 April 2020, (China factories go to extremes to fend off virus,)

[3] Douglas Broom, “China is taking these steps to avoid a second wave of COVID-19” World Economic Forum, 28 April 2020 (China is taking these steps to avoid a second wave of COVID-19)

บทความโดย นายฟาบิโอ ทิวิติ รองประธาน และผู้นำประจำภูมิภาคอาเซียน อินฟอร์

การเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่เกิดขึ้นในอุตสาหกรรมค้าปลีกในช่วงสองสามปีที่ผ่านมา รวมถึงจำนวนผู้ใช้สมาร์ทโฟนและอุปกรณ์สื่อสารไร้สายที่เพิ่มสูงขึ้น ทำให้พฤติกรรมผู้บริโภคที่มีแนวโน้มไปที่การตลาดแบบทุกช่องทางหรือที่เรียกว่าออมนิแชนเนล (Omnichannel) และการซื้อขายทางออนไลน์มากขึ้น จริง ๆ แล้ว eMarketer เคยคาดการณ์ไว้ว่า การเติบโตของตลาดอีคอมเมิร์ซในเอเชียแปซิฟิคจะเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วถึง 25% และจะแตะระดับ 2.271 ล้านล้านเหรียญสหรัฐฯ ในปี 2563[1]

แม้ว่าสิ่งที่กล่าวมานี้จะส่งผลกระทบต่อธุรกิจค้าปลีกแบบดั้งเดิมมากที่สุด แต่อุตสาหกรรมและองค์กรอื่น ๆ ก็จำเป็นต้องปรับความสามารถของตนเองให้รับมือกับผลกระทบดังกล่าวได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการเพิ่มขึ้นของรูปแบบการขายและส่งสินค้าตรงถึงลูกค้า ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงด้านการบริหารจัดการซัพพลายเชนอย่างมาก ซึ่งรวมถึงการที่ธุรกิจต้องหาวิธีเพื่อจัดการกับระบบโลจิสติกส์และการกระจายสินค้าของตน

ระบบซัพพลายเชนมีการพัฒนาตลอดเวลา

ยกกรณีคลังสินค้าเป็นตัวอย่าง ศูนย์ภูมิภาคซึ่งทำหน้าที่เก็บสต็อคสินค้าให้กับซูเปอร์มาร์เก็ตต่าง ๆ มีการดำเนินงานที่แตกต่างจากศูนย์คลังสินค้าที่พร้อมจัดส่งที่ให้บริการเก็บ-แพ็ค-ส่ง (fulfillment) และส่งสินค้าตรงถึงบ้านของลูกค้า แต่เดิมรูปแบบการขายแบบ B2B และแบบ B2C มีวิธีการทำงานที่แตกต่างกัน แต่เมื่อความต้องการเปลี่ยนจากการซื้อขายล็อตใหญ่ ๆ ไปเป็นการซื้อขายเป็นชิ้น ๆ ผู้ประกอบการด้านคลังสินค้าจึงต้องเริ่มคิดหาวิธีที่ดีที่สุดที่จะรองรับการทำงานทั้งสองรูปแบบได้ในคราวเดียวกัน

การจัดส่งสินค้าทั้งแบบ B2B และ B2C ได้จากแหล่งเดียวกันมีข้อดีหลายประการ เช่นสามารถใช้คนทำงานกลุ่มเดียวกัน ลดต้นทุนค่าใช้จ่ายในการขนส่ง และลดระยะเวลาในการจัดส่ง ข้อดีเหล่านี้จะเห็นได้ชัดเจนในภูมิภาคที่ขาดแคลนเส้นทางในการสัญจรถึงกันหรือมีความแออัดสูง ซึ่งอาจช่วยลดต้นทุนด้าน fulfilment ได้ด้วย นอกจากนี้ ความยืดหยุ่นดังกล่าวยังช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถรองรับรูปแบบธุรกิจใหม่ ๆ ที่กำลังเติบโตได้ เช่นการขายสินค้าโดยไม่จำเป็นต้องสต็อคสินค้า และไม่ต้องเป็นคนส่งสินค้าเอง (dropshipping) หรือการส่งสินค้าผ่านตัวแทนให้บริการขนส่ง และโลจิสติกส์ (third-party logistics: 3PL) เป็นต้น

การประกาศปิดประเทศและการที่ธุรกิจทั่วโลกต้องหยุดชะงักจากสถานการณ์วิกฤตที่เกิดขึ้นในปีนี้ ยังเป็นตัวเร่งให้การยกเครื่องระบบซัพพลายเชนกลายเป็นเรื่องเร่งด่วนในอุตสาหกรรมในวงกว้าง ความล่าช้าที่เกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการปิดตัวลงของโรงงานที่ผลิตและประกอบชิ้นส่วนสำคัญต่าง ๆ ไปจนถึงความล่าช้าของผลิตภัณฑ์ยาที่จำเป็น ได้ส่งผลกระทบต่อซัพพลายเชนทั่วโลกและทำให้เครือข่ายซัพพลายเชนที่สลับซับซ้อนเกิดการหยุดชะงัก

ความรับผิดชอบของผู้ให้บริการคลังสินค้าได้พัฒนาอย่างจริงจังจากความรับผิดชอบในการจัดเก็บสินค้า จนถึงการมีส่วนสนับสนุนด้านค่าใช้จ่ายโดยรวมในการบริหารจัดการซัพพลายเชนในปัจจุบัน ซึ่งรวมถึงสนับสนุนระบบต่าง ๆ ในการจัดซื้อ สายการผลิตที่ต่อเนื่องไม่หยุดชะงัก และแม้แต่การสนับสนุนกลยุทธ์ด้านซัพพลายเชนต่าง ๆ ที่ขึ้นอยู่กับช่วงเวลา กล่าวโดยสรุปได้ว่า ผู้ให้บริการคลังสินค้าสามารถทำให้สถานการณ์ที่เลวร้ายรุนแรงขึ้น หรือสามารถบรรเทาและลดผลกระทบของการหยุดชะงักที่อาจเกิดขึ้นกระทันหันได้อย่างจริงจัง

ไม่มีเวลาเหลือกับความล่าช้า

ในภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ คลังสินค้าส่วนใหญ่มีระบบสำหรับบริหารจัดการซัพพลายเชนของตนเองอยู่แล้ว เช่นการใช้โปรแกรม Excel ไปจนถึงการใช้อีอาร์พีแอปพลิเคชั่น (ERP application) ซึ่งระบบที่เป็นเอกเทศซึ่งกันและกันเหล่านี้ อาจใช้งานได้ค่อนข้างดีสำหรับการทำธุรกิจแบบ B2B ข้อด้อยคือต้องใช้คนทำงานจำนวนมาก และมีข้อจำกัดในการมองเห็นความเคลื่อนที่ของสินค้าแบบเรียลไทม์ นอกจากนี้ ระบบดังกล่าวยังไม่สามารถช่วยให้ธุรกิจก้าวทันการเปลี่ยนแปลงด้านซัพพลายเชนที่กำลังเป็นไปในปัจจุบัน และหากพิจารณาถึงตลาดอีคอมเมิร์ซที่กำลังเติบโตขึ้นเรื่อย ๆ แล้ว ผู้ประกอบการด้านคลังสินค้าจำเป็น ต้องตัดสินใจลงทุนด้านเทคโนโลยี และอัปเกรดระบบเพื่ออนาคต ไม่เช่นนั้นจะเสี่ยงต่อการถูกทิ้งไว้ข้างหลัง

การอัปเกรดที่มีประสิทธิภาพต้องเริ่มด้วยการย้ายระบบ ERP และโซลูชั่นระบบบริหารจัดการคลังสินค้า (Warehouse Management System: WMS) ไปทำงานบนคลาวด์ ซึ่งจะช่วยให้สามารถปรับขยายการทำงานได้อย่างรวดเร็วและใช้เวลาในการติดตั้งน้อยลงมาก และสิ่งสำคัญคือระบบคลาวด์ช่วยให้ทีมไอทีขององค์กร มีส่วนร่วมในการดูแลการทำงานและการบำรุงรักษาระบบที่ทำงานอยู่บนระบบคลาวด์นั้นได้

เมื่อมีการใช้ระบบใหม่บนคลาวด์แล้ว แนวทางการทำงานจะมีความชัดเจนขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนกระบวนการการทำงานที่พนักงานต้องลงมือทำเอง เช่นการสำรวจสินค้าในสต็อค หรือการประหยัดพื้นที่ใช้สอยและความต้องการเรื่องแรงงาน ทั้งนี้ความคล่องตัวในเรื่องแรงงานมีความสำคัญมากต่อการใช้มาตรการด้านสุขอนามัยใหม่ ๆ ที่นำมาใช้ในสถานที่ทำงาน[2] และมาตรการรักษาระยะห่างทางสังคม[3] ที่ยังต้องบังคับใช้เพื่อรับมือกับการแพร่ระบาดของโควิด-19 ระบบอัตโนมัติที่มีอยู่อย่างมากมายและมีประสิทธิภาพจะช่วยให้ธุรกิจรับมือกับปัญหาการขาดแรงงาน อันเนื่องมาจากการที่พนักงานไม่สามารถเดินทางเข้ามายังสำนักงานได้จากมาตรการล็อกดาวน์ต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ทลายอุปสรรค

ความกังวลสูงสุดเกี่ยวกับปรับเปลี่ยนให้คลังสินค้าเป็นระบบดิจิทัล หนีไม่พ้นเรื่องเกี่ยวกับทักษะของ พนักงานที่ต้องเพียงพอที่จะบริหารจัดการระบบใหม่ ๆ แม้ว่าพนักงานที่จบการศึกษาระดับอุดมศึกษาหรืออาชีวะ จะมีทักษะที่สามารถจัดการกับความซับซ้อนของระบบคลังสินค้าสมัยใหม่ได้อย่างไม่มีข้อสงสัย แต่ระดับการศึกษาโดยเฉลี่ยของพนักงานคลังสินค้าในภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ ก็ยังต่ำกว่าในพื้นที่อื่น ๆ เช่นสหรัฐอเมริกาหรือยุโรป

ช่องว่างด้านทักษะเหล่านี้ สามารถแก้ไขได้ด้วยการปรับแต่งระบบ ERP ให้เหมาะสมตามความต้องการใช้งานด้วยระบบอัตโนมัติแต่ละขั้น องค์กรที่เพิ่งเริ่มใช้ระบบดิจิทัลสามารถเริ่มต้นด้วยการคัดเลือกฟีเจอร์จำนวนหนึ่งให้ผู้ร่วมงานได้เรียนรู้ร่วมกัน นอกจากนี้ระบบดิจิทัล ERP และ WMS สมัยใหม่นั้นใช้งานได้ง่ายมากและแทบจะไม่เป็นอุปสรรคต่อการใช้งานผ่านสมาร์ทโฟนเลย

ระบบคลาวด์ยังช่วยให้การเริ่มต้นใช้งานและการผสานรวมระบบใหม่ ๆ เข้าด้วยกันทำได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องกังวลกับการจัดหาระบบเซิร์ฟเวอร์ใหม่หรือการอัปเกรดโครงสร้างพื้นฐานในอนาคต ใช้เวลาในการติดตั้งไม่มากเนื่องจากโซลูชั่นต่าง ๆ ได้รับการพัฒนาอย่างเฉพาะเจาะจงให้กับอุตสาหกรรมแต่ละประเภท โดยปรับแต่งกระบวนการเฉพาะของแต่ละบริษัทเพียงเล็กน้อยเท่านั้น และเพื่อให้ได้รับประโยชน์สูงสุด ธุรกิจต่าง ๆ ควรย้ายระบบที่ติดตั้งอยู่ภายในองค์กรไปยังกรอบการทำงานมาตรฐานตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับอุตสาหกรรมนั้น ๆ

ในสถานการณ์จริงของระบบซัพพลายเชนในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกมักจะซับซ้อนกว่าที่กล่าวมา เช่นความท้าทายที่เกิดจากการจราจรที่ติดขัดในย่านใจกลางกรุงเทพฯ การที่ต้องใช้เวลาหลายวันในการเข้าถึงพื้นที่ห่างไกลในชนบทของประเทศเมียนมาร์ หรือความท้าทายในการเข้าถึงพื้นที่ที่เป็นเกาะนับพันแห่งในประเทศอินโดนีเซียให้ครอบคลุม สิ่งเหล่านี้อาจก่อให้เกิดความกังวลด้านประสิทธิภาพของการบริหารจัดการการขนส่งสินค้าไปยังลูกค้าปลายทาง แต่เมื่อมีการนำระบบ ERP และระบบสนับสนุนด้านโลจิสติกส์ที่เหมาะสมมาใช้ จะช่วยให้นำความสามารถที่ทันสมัยต่าง ๆ เช่นปัญญาประดิษฐ์ (AI), IoT และหุ่นยนต์ ไปใช้งานได้อย่างรวดเร็วมากขึ้นโดยไม่ยุ่งยากและมีประสิทธิภาพ

[1] Andrew Lipsman, “E-commerce Continues Strong Gains Amid Global Economic Uncertainty,” eMarketer, 27 June 2019, (Ecommerce Continues Strong Gains Amid Global Economic Uncertainty,)

[2] Eva Dou, “Infrared cameras, personal towels: China factories go to extremes to fend off virus,” The Washington Post, 08 April 2020, (China factories go to extremes to fend off virus,)

[3] Douglas Broom, “China is taking these steps to avoid a second wave of COVID-19” World Economic Forum, 28 April 2020 (China is taking these steps to avoid a second wave of COVID-19)