With Coronavirus in Mind, Is Your Organization Ready for Remote Work?

Ready or not, many coronavirus contingency plans require remote work. Seize the opportunity to bolster your policies — and prepare for future workplace and employee needs.

Thanks to the spread of COVID-19 coronavirus, remote work is suddenly a new choice for many employees — and an overnight requirement for some. Few organizations feel prepared for large-scale remote work, but you can take steps to make the experience productive for both employees and your organization

“We’re being forced into the world’s largest work-from-home experiment and, so far, it hasn’t been easy for a lot of organizations to implement” says Saikat Chatterjee, Senior Director, Advisory at Gartner. “In a recent webinar snap poll, 91% of attending HR leaders (all in Asia/Pacific) indicated that they have implemented ‘work from home’ arrangements since the outbreak, but the biggest challenge stems from the lack of technology infrastructure and lack of comfort with new ways of working.”

Flex HR support to match new work realities

Regular HR contingency plans should already specify key functions, roles, skills and activities required to keep the organization operating — and which can be done remotely. In a sudden crisis, though, those boundaries may stretch and require you to offer different types of support and nontraditional work options.

In many affected countries, governments have mandated or advised work from home for all employees — an unanticipated situation for most organizations that requires them to quickly review and modify existing policies.

Analyze responsibilities, tasks and roles to determine which work lends itself to a remote model, and accordingly, what kind of support you’ll need to offer, when remote work is:

Not possible. For example, assembly line employees can’t work off-site. If you have to keep even a skeleton crew on-site, HR responsibilities include safety measures (e.g., providing masks), job sharing (e.g., splitting shifts) and psychological support to reduce anxiety.
Possible at a cost. Some, such as sales teams, can function remotely but will benefit from guidance and support for managers and employees to navigate the logistical and cultural challenges.
Highly possible. Some employees, such as knowledge workers, may already work remotely at least some of the time, so continue to build team trust, support employees and maintain a social connection to make the situation productive.

Success factors for remote work

Communicate openly and often
The first imperative in any crisis is to keep employees informed, but how and what you communicate are critically important. This is especially the case when employees are working remotely and may otherwise receive less information from organizational channels than if they were in an office with their manager and peers.
Share openly and often what the real impact of the crisis is on your business, and normalize what to expect. If you don’t, employees will simply turn to the distributed network of information — websites, social media, etc. — to fill the void. Make sure managers are informed so they can cascade information as needed.
Candor and two-way communication help to establish the trust you need to make your remote-work policies a success.
Trust in employees to be productive
Whether your remote-work initiatives are routine or urgent, trust is the foundation of their success. “Remote-work success depends heavily on whether you trust employees to do their work even if you can’t see them,” says Aaron McEwan, Vice President, Gartner.
Managers often worry about the lack of visibility into the workflows and routines of their direct reports when they work remotely. In our snap poll, 76% of HR leaders reported the top employee complaint during the coronavirus outbreak as “concerns from managers about the productivity or engagement of their teams when remote. “But worries about employee productivity are often overblown,” says McEwan.
Employees who work from home often manage their time so as to leverage the time of day when they feel most productive, and they don’t suffer unnecessary interruptions to the degree they do in the office.
Still, it’s pivotal to guide managers to focus on outcomes in performance and productivity reviews. Set accurate expectations with employees and enable supportive interactions among employees.
“When the dust settles, we’ll likely see that our remotely working employees were just as productive during this crisis — if not more so,” says McEwan.
Bolster technology enablement
Technology plays a key role in enabling communication and remote work, but 54% of HR leaders in our snap poll indicated that poor technology and/or infrastructure for remote working is the biggest barrier to effective remote working in their organization.
Cloud-based productivity tools and other employee-facing technologies are increasingly prevalent in today’s workplaces, but this sudden large-scale remote-working experiment will definitely surface additional lessons learned — and opportunities for improvement. To increase utilization and improve the effectiveness of remote-working tools and technologies, communicate best practices and ideal use cases.
Even if your technology or infrastructure is inadequate, guide employees on effectively leveraging email, instant messaging and internal social media platforms to drive better and more consistent usage.
“The first lesson learned from the coronavirus situation is to accelerate the development of a technology infrastructure that can support alternative types of working,” says McEwan. HR leaders can leverage this opportunity to measure the impact on employee performance and productivity to build a business case for technology investment and more progressive policies for effective remote/flexible working.

Get ready for the remote-work future

This vast remote-work experiment is also a great opportunity to prepare for the future — when automation has expanded the role of knowledge workers and the preferences of younger generations demand that organizations provide remote-work options.

Consider some data from recent Gartner research:

By 2030, the demand for remote work will increase by 30% due to Generation Z fully entering the workforce.
64% of today’s professionals say they could work anywhere and remote work policies are common (in place at 71% of organizations).

Remote work is already attractive to employees who need greater flexibility. It eliminates commuting time for those with family obligations; these employees are nearly twice as likely to work remotely at least sometimes as those without such responsibilities. And the workforce segment supporting aging family members continues to grow, adding to demands for flexible work arrangements.

But notably, while remote work is being increasingly demanded by employees and enabled by technology, most organizations (93%) defer to managers to decide who can and cannot work remotely. Due in part to the lack of trust, only 56% of managers actually let their employees work remotely — even when policy allows it.

The mandatory use of remote work for business continuity should signal to all organizations that it’s time to revisit their remote working policies and redesign them for wider application as business as usual.

ไม่ว่าเราจะพร้อมหรือไม่ก็ตาม แผนรับมือกับการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสร้าย COVID-19 ต้องมีการเตรียมความพร้อมเรื่องการทำงานจากนอกสถานที่หรือจากที่บ้าน (Remote Work หรือ Work From Home) รวมอยู่ด้วย เพื่อให้สอดรับกับสถานการณ์และเป็นไปตามนโยบายขององค์กร ควรเตรียมสถานที่ทำงานในวันหน้าให้พร้อมและบริหารจัดการสิ่งที่จำเป็นสำหรับพนักงานให้มั่นใจ

เนื่องจากการแพร่ระบาดของไวรัสโคโรน่ามีแนวโน้มลุกลามต่อเนื่อง การทำงานจากที่บ้านได้กลายเป็นทางเลือกใหม่ของคนทำงานจำนวนมากและอาจเป็นความต้องการแบบฉับพลันทันด่วนของใครบางคน มีองค์กรเพียงไม่กี่แห่งที่เตรียมความพร้อมระดับองค์กรในเรื่องการทำงานจากที่บ้าน แต่คุณสามารถดำเนินการเป็นขั้นตอน เพื่อก่อให้เกิดประสบการณ์การทำงานที่มีประสิทธิผลทั้งต่อพนักงานและองค์กร

ไซแคท แชทเทอร์จี ผู้อำนวยการที่ปรึกษาอาวุโสของการ์ทเนอร์ กล่าวว่า “พวกเรากำลังถูกผลักดันให้เดินหน้าไปสู่การทดลองการทำงานจากที่บ้านครั้งใหญ่ที่สุดในโลก และจนถึงตอนนี้ มันไม่ใช่เรื่องง่ายที่หลายองค์กรจะทำได้สำเร็จ” ผลสำรวจทางเว็บมินาร์เมื่อเร็ว ๆ นี้พบว่า 91% ของผู้บริหารด้านทรัพยากรบุคคลในเอเชียแปซิฟิกที่ร่วมสัมมนาออนไลน์กับเรา ระบุว่าพวกเขาได้เริ่มดำเนินการแผนการ ‘ทำงานจากที่บ้าน’ ตั้งแต่เกิดการแพร่ระบาดของไวรัส แต่ความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดเกิดจากการขาดโครงสร้างพื้นฐานเทคโนโลยีและแนวทางการทำงานใหม่นี้ยังไม่ค่อยสะดวกเท่าที่ควร”

การสนับสนุนที่ยืดหยุ่นของฝ่ายบุคคลควรสัมพันธ์กับความเป็นจริงของการทำงานรูปแบบใหม่

ตามปกติแล้วแผนฉุกเฉินนี้ของฝ่ายบุคคลควรระบุหน้าที่หลัก บทบาท ทักษะและกิจกรรมของการทำงานที่จำเป็น เพื่อให้องค์กรดำเนินงานต่อไปได้อย่างราบรื่น และทำงานลุล่วงได้จากการทำงานจากบ้าน ยิ่งในสถานการณ์วิกฤต ข้อกำหนดหรือแผนเหล่านั้นอาจต้องยืดหยุ่นและจำเป็นต้องให้ฝ่ายบุคคลเสนอความช่วยเหลือหรือการสนับสนุนที่ต่างออกไปจนถึงตัวเลือกการทำงานรูปแบบใหม่

ในหลายประเทศที่ได้รับผลกระทบ ภาครัฐฯ ได้สั่งการหรือให้คำแนะนำการทำงานจากที่บ้านแก่พนักงานทุกคน โดยเฉพาะสถานการณ์ที่ไม่คาดคิดสำหรับองค์กรส่วนใหญ่นั้นต้องการให้พวกเขาทบทวนและแก้ไขนโยบายที่มีอยู่อย่างรวดเร็ว

วิเคราะห์กรอบความรับผิดชอบ เนื้องานและบทบาทเพื่อพิจารณาว่างานใดที่ต้องปรับตัวให้เข้ากับรูปแบบการทำงานจากที่บ้านและฝ่ายบุคคลต้องยื่นมือช่วยเหลือในเรื่องใด:

กรณีที่เป็นไปไม่ได้เลย เช่น พนักงานสายการผลิตและประกอบซึ่งไม่สามารถทำงานนอกสถานที่ได้เลย หากองค์กรต้องการให้พนักงานแม้เพียงคนเดียวทำงานในสถานที่ ฝ่ายบุคคลต้องเตรียมมาตรการความปลอดภัยรอบด้าน (เช่น การจัดหาหน้ากากอนามัย) การแบ่งเวลาทำงาน (เช่น การแยกกะ) รวมถึงการช่วยเหลือและดูแลด้านจิตใจเพื่อลดความวิตกกังวล
กรณีที่พอจะเป็นไปได้ พนักงานบางกลุ่ม เช่น ทีมขายสามารถทำงานจากที่บ้าน แต่จะได้รับคำแนะนำและการช่วยเหลือจากหัวหน้างานรวมถึงทีมงานผู้เชี่ยวชาญที่คอยชี้แนะแนวทางรับมือกับความท้าทายในด้านการขนส่งและวัฒนธรรมในองค์กร
กรณีที่เป็นไปได้มากที่สุด พนักงานบางคน เช่น พนักงานที่ใช้ทักษะการคิด วิเคราะห์รวมถึงความรู้ในการทำงานเป็นหลัก กลุ่มนี้อาจทำงานจากที่บ้านได้ในบางเวลา ดังนั้นองค์กรควรสร้างความเชื่อมั่นแก่ทีมสนับสนุนพนักงาน โดยหมั่นสร้างปฏิสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานสม่ำเสมอเพื่อให้การทำงานจากที่บ้านมีประสิทธิผล

ปัจจัยความสำเร็จของการทำงานจากที่บ้าน

สื่อสารอย่างเปิดเผยและสม่ำเสมอ
สิ่งสำคัญอันดับแรกเมื่อเกิดวิกฤตใด ๆ คือการแจ้งให้พนักงานทราบ ซึ่ง วิธีการ และ เนื้อหา ที่ใช้สื่อสารมีความสำคัญอย่างมาก โดยเฉพาะกรณีที่คนทำงานจากที่บ้านอาจได้รับข้อมูลจากช่องทางการสื่อสารขององค์กรน้อยกว่าคนที่มาทำงานกับหัวหน้างานและเพื่อนร่วมงานคนอื่น ๆ
สื่อสารข้อมูลอย่างเปิดเผยและสม่ำเสมอเกี่ยวกับผลกระทบที่แท้จริงของวิกฤตการณ์ที่มีต่อธุรกิจและทำมันให้เป็นเรื่องปกติ หากฝ่ายบุคคลละเลยในข้อนี้ พนักงานจะหันไปใช้เครือข่ายข้อมูลแบบสาธารณะ เช่น พวกเว็บไซต์ หรือ โซเชียลมีเดียต่าง ๆ ฯลฯ เพื่อติดตามข้อมูล ดังนั้นควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวหน้างานได้รับแจ้งข้อมูลเพื่อให้พวกเขาสามารถจัดการกับข้อมูลได้ตามต้องการอย่างทันท่วงที
การสื่อสารทั้งแบบตรงไปตรงมาและแบบโต้ตอบระหว่างกันนั้นจะช่วยสร้างความมั่นใจให้กับฝ่ายบุคคลว่าจำเป็นต้องทำอะไรบ้าง เพื่อทำให้การทำงานจากที่บ้านประสบความสำเร็จ
ประสิทธิผลการทำงานมาจากความเชื่อใจพนักงาน
ไม่ว่าแนวคิดการทำงานจากที่บ้านนั้นจะเป็นเรื่องปกติหรือเรื่องเร่งด่วน ความไว้วางใจคือปัจจัยพื้นฐานแห่งความสำเร็จ “การทำงานจากที่บ้านจะสำเร็จหรือไม่นั้น ขึ้นอยู่กับว่าคุณไว้ใจให้พนักงานทำงานตามความรับผิดชอบด้วยตนเองมากแค่ไหน แม้ในแบบที่ไม่ได้พบหน้ากัน” อารอน แม็คอีแวน รองประธานการ์ทเนอร์กล่าว
หัวหน้างานมักกังวลใจเมื่อไม่เห็นเวิร์กโฟลว์การทำงานและรายงานประจำวันของลูกทีมที่ต้องทำงานจากที่บ้าน 76% ของการร้องเรียนอันดับต้น ๆ จากพนักงานถึงฝ่ายบุคคลจะเป็นข้อวิตกเกี่ยวกับการมีส่วนร่วมและประสิทธิภาพการทำงานของสมาชิกในทีมเมื่อต้องทำงานจากที่บ้าน” แม็คอีแวนกล่าวเพิ่มเติม
พนักงานที่ทำงานจากบ้านมักจัดสรรเวลาทำงานแต่ละวันเพื่อให้เกิดประสิทธิผลมากที่สุด เพื่อที่พวกเขาจะได้ไม่ต้องเผชิญกับการถูกรบกวนจนทำให้การทำงานหยุดชะงักในแบบที่เจอตอนมาทำงานที่ออฟฟิศ ถึงกระนั้น สิ่งที่เป็นหัวใจสำคัญคือการแนะนำหัวหน้างานทั้งหลายให้มุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์งานเมื่อต้องมีการทบทวนประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการทำงาน
นอกจากนั้นควรกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนกับพนักงานและสร้างปฏิสัมพันธ์ที่เกื้อหนุนระหว่างกันของพนักงานอื่น ๆ “เมื่อสถานการณ์คลี่คลายลง เราจะเห็นว่าพนักงานคนที่ทำงานจากบ้านนั้นทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในช่วงวิกฤตได้ดีพอ ๆ กับช่วงสถานการณ์ปกติ” แม็คอีวาน กล่าว
สนับสนุนการนำเทคโนโลยีมาใช้งาน
เทคโนโลยีมีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งในการใช้สื่อสารและการทำงานจากที่บ้าน แต่จากการสำรวจความคิดเห็นของผู้บริหารฝ่ายบุคคล 54% ระบุว่าเทคโนโลยี และ/หรือ โครงสร้างพื้นฐานที่ไม่ดีนั้นเป็นอุปสรรคสำคัญต่อการทำงานจากที่บ้านในองค์กรของพวกเขา
เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพบนคลาวด์และเทคโนโลยีอื่น ๆ ที่พนักงานใช้อยู่นั้นแพร่หลายมากขึ้นในที่ทำงานทุกวันนี้ แต่กรณีการทดลองทำงานจากที่บ้านอย่างปัจจุบันทันด่วนนี้จะช่วยเพิ่มการเรียนรู้และโอกาสในการพัฒนา การยกตัวอย่างกรณีศึกษาต่าง ๆ ที่ดีและประสบความสำเร็จจะช่วยเพิ่มการใช้และปรับปรุงประสิทธิภาพของเครื่องมือและเทคโนโลยีการทำงานจากที่บ้านได้เป็นอย่างดี
ในกรณีที่เทคโนโลยีหรือโครงสร้างพื้นฐานของคุณไม่เพียงพอต่อการใช้งาน ผู้บริหารควรแนะนำแนวทางการใช้ประโยชน์จากอีเมล การส่งข้อความด่วน และแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียภายในอย่างมีประสิทธิภาพให้กับพนักงาน เพื่อผลักดันการใช้งานให้ดีขึ้นและเป็นไปในรูปแบบที่สอดคล้องกันมากขึ้น
“บทเรียนแรกที่เรียนรู้จากวิกฤตการณ์ไวรัสโคโรน่า คือจะต้องเร่งการพัฒนาโครงสร้างพื้นฐานด้านเทคโนโลยีที่สามารถรองรับการทำงานทางเลือกประเภทต่าง ๆ ได้” แม็คอีวาน กล่าว
ผู้บริหารฝ่ายบุคคลสามารถใช้ประโยชน์จากโอกาสนี้วัดผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานและผลผลิตของพนักงาน เพื่อสร้างกรณีศึกษาทางธุรกิจสำหรับการลงทุนด้านเทคโนโลยีและนโยบายที่ก้าวหน้ายิ่งขึ้นสำหรับการทำงานจากที่บ้านหรือการทำงานที่มีความยืดหยุ่น

เตรียมแผนการทำงานจากบ้านที่อาจเกิดขึ้นเร็ว ๆ นี้ ให้พร้อมไว้

มหกรรมการทดลองทำงานจากที่บ้านครั้งนี้ถือเป็นโอกาสอันดีในการเตรียมความพร้อมสำหรับอนาคต เมื่อระบบอัตโนมัติได้เข้ามาเพิ่มบทบาทให้กับบุคลากรทักษะสูงและความต้องการของคนรุ่นใหม่ที่เรียกร้องให้องค์กรมีตัวเลือกต่าง ๆ ที่เอื้อต่อการทำงานจากที่บ้าน

ข้อมูลจากงานวิจัยของการ์ทเนอร์สำหรับประกอบการพิจารณา

ภายในปี 2573 ความต้องการทำงานจากที่บ้านจะเพิ่มขึ้น 30% เนื่องจากกลุ่มคน Generation Z กำลังเข้าสู่ตลาดแรงงานอย่างเต็มตัว
64% ของคนทำงานในปัจจุบันกล่าวว่าพวกเขาสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ (โดย 71% ขององค์กรทั่วโลกมีนโยบายการทำงานจากที่บ้านเป็นเรื่องปกติ)

การทำงานจากบ้านเป็นสิ่งดึงดูดความสนใจของพนักงานที่ต้องการความยืดหยุ่นมากขึ้น เพราะช่วยลดเวลาเดินทางสำหรับผู้ที่มีภาระทางครอบครัว เกือบสองเท่าของพนักงานกลุ่มนี้มีแนวโน้มที่จะทำงานจากบ้านบ้างในบางครั้ง เหมือนกับพนักงานที่ไม่มีภาระทางด้านนี้และกลุ่มพนักงานที่มีภาระดูแลผู้สูงอายุในครอบครัวก็มีสัดส่วนเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ทำให้ความต้องการการทำงานที่มีความยืดหยุ่นเพิ่มมากขึ้นเช่นกัน

แต่ที่น่าสังเกตคือในขณะที่การทำงานจากบ้านกำลังเป็นที่ต้องการมากขึ้นในกลุ่มพนักงานโดยมีเทคโนโลยีเป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้เป็นไปได้นั้น องค์กรส่วนใหญ่ (93%) กลับมอบให้ผู้บริหารเป็นคนตัดสินใจว่าใครสามารถและไม่สามารถทำงานจากที่บ้านได้ ทั้งนี้ส่วนหนึ่งเกิดจากการขาดความเชื่อมั่น โดยมีผู้บริหาร 56% เท่านั้นที่อนุญาตให้พนักงานทำงานจากที่บ้าน แม้ว่านโยบายจะเอื้อให้แล้วก็ตาม

ความจำเป็นของการทำงานจากที่บ้านเพื่อทำให้ธุรกิจเดินหน้าต่อไปได้นี้เป็นการส่งสัญญาณไปยังทุกองค์กรว่า ถึงเวลาแล้วที่เราจะต้องหวนกลับมาทบทวนนโยบายการทำงานนอกสถานที่และปรับใช้รูปแบบการทำงานใหม่ ๆ นี้ให้เหมือนการทำงานในสถานการณ์ปกติ